Videosorveglianza: come rispettare la “privacy”?

A cura di Simone Meazza, avvocato e consulente per la Privacy.

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Volete installare una o più telecamere presso la vostra abitazione perché, in tal modo, vi sentireste più “sicuri”? Oppure siete titolari di un’azienda e volete utilizzare un sistema di videosorveglianza sul luogo di lavoro? La tematica della videosorveglianza è alquanto delicata poiché vede la presenza di interessi meritevoli di tutela e considerazione, seppur spesso tra loro contrastanti: da un lato l’esigenza di sicurezza o di controllo di chi “sorveglia”, dall’altro il diritto alla riservatezza di chi “viene sorvegliato”.

Le regole della videosorveglianza

La videosorveglianza, infatti, pretende sia il rispetto della disciplina sulla “privacy” (in quanto l’immagine di una persona ripresa o registrata da una telecamera è considerata dalla legge, a tutti gli effetti, come un “dato personale”, cioè un’informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile), sia l’osservanza di ulteriori norme dell’ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, o in materia di controllo a distanza dei lavoratori. In particolare tale materia è stata oggetto di approfondimento da parte del Garante della Privacy, per mezzo di specifici provvedimenti o pronunce, ben prima dell’entrata in vigore del recente “GDPR” (Regolamento UE 679/2016 in materia di protezione dei dati personali). Per evitare di incorrere in possibili violazioni, sanzionate dalla legge in maniera piuttosto severa, vediamo alcune fondamentali regole che devono essere rispettate affinché la videosorveglianza sia svolta correttamente e senza ingiustificate ingerenze nei diritti e nelle libertà fondamentali degli individui.

La videosorveglianza aziendale

Nelle attività di sorveglianza all’interno di un’azienda occorre rispettare il fondamentale divieto di controllo a distanza dell´attività lavorativa: pertanto è vietata l´installazione di apparecchiature specificatamente preordinate alla suddetta finalità. Tuttavia, ai sensi dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, l'utilizzo di impianti audiovisivi o di altri strumenti dai quali possa derivare, indirettamente, anche il controllo a distanza dell'attività dei lavoratori (dunque la ripresa dei lavoratori durante lo svolgimento della propria attività), è permessa esclusivamente in presenza di due condizioni:

Lo scopo di tale regolamentazione è evidente: contemperare, da un lato, l’esigenza dell’imprenditore riguardante l’organizzazione del lavoro e della produzione e, dall’altro, tutelare la dignità e la riservatezza dei lavoratori. Tali garanzie devono essere osservate sia all´interno degli edifici dell’azienda, sia in altri contesti in cui è resa la prestazione di lavoro, come, ad esempio, nei cantieri edili o in luoghi esterni dove viene svolta attività lavorativa in modo occasionale (ad esempio, zone di carico e scarico delle merci). È importante evidenziare che l'accordo sindacale o l'autorizzazione amministrativa devono necessariamente precedere l'installazione dell'impianto e non solo la messa in funzione, con la conseguenza che un impianto installato prima dell'accordo o dell’autorizzazione è illegittimo, anche nel caso in cui i dipendenti siano stati correttamente informati. La giurisprudenza ha più volte ricordato che il divieto di installazione di telecamere in assenza di accordo vale, quindi, anche per le telecamere "finte", cioè quelle che non raccolgono alcun dato ed installate al solo scopo dissuasivo.

L’informativa

Un soggetto che sta per accedere a una zona sottoposta a videosorveglianza deve sempre essere avvertito della presenza delle telecamere mediante una specifica informativa. Come previsto dal Provvedimento generale sulla Videosorveglianza del 2010, tale informativa può essere resa in forma “minima o semplificata” (cioè per mezzo di un semplice cartello contenente un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata comprensione), in cui siano indicati espressamente il titolare del trattamento (cioè il soggetto che effettua la raccolta delle immagini) e la finalità perseguita con l’attività di videosorveglianza (ad esempio, la tutela del patrimonio aziendale). Inoltre, se le immagini sono inviate alle autorità di polizia, tale circostanza deve essere indicata nel cartello-informativa.

Sanzioni in caso di assenza o errata collocazione dell'informativa

L’assenza, l’errato collocamento o la mancata compilazione di tale “cartello informativo” può comportare l’applicazione di pesanti sanzioni amministrative. Infatti, l’informativa deve avere un formato e un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale (anche di notte, qualora il sistema di videosorveglianza sia attivo), dovendo essere necessariamente collocata prima del raggio di azione della telecamera (anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti). Un esempio di errato posizionamento dell’informativa, purtroppo frequente, è il seguente: una telecamera riprende l’ingresso di un negozio, ma il cartello dell’informativa è collocato solo all’interno del locale. In tal caso, i clienti del negozio vengono a conoscenza della presenza della videosorveglianza solo dopo essere stati oggetto delle riprese: l’informativa deve, dunque, essere correttamente collocata fuori dal negozio.

Durata della conservazione delle immagini

In applicazione del fondamentale “principio di proporzionalità”, la conservazione temporanea delle immagini registrate deve essere commisurata al tempo necessario - e predeterminato - a raggiungere la finalità perseguita.

La conservazione delle immagini deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si debba aderire a una specifica richiesta investigativa dell´autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Solo in alcuni casi, per la particolare rischiosità dell´attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per le banche), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati (comunque non superiore alla settimana).

In tutti i casi in cui si voglia procedere a un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana, bisogna presentare una richiesta da sottoporre a una specifica verifica preliminare del Garante della Privacy, in quanto ciò costituirebbe un’eccezione al principio di proporzionalità.

Inoltre il sistema di videosorveglianza impiegato deve essere programmato in modo da operare, al momento prefissato, l´integrale cancellazione automatica delle informazioni da ogni supporto allo scadere del termine previsto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati.

Soggetti autorizzati alla visione delle immagini

È obbligatorio designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del trattamento dei dati, che possono utilizzare gli impianti e prendere visione delle registrazioni, vietando rigorosamente l’accesso ai locali dove sono situate le postazioni di controllo di altri soggetti, salvo che si tratti di indagini giudiziarie o di polizia. Deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti, specie quando il titolare si avvale di collaboratori esterni. Occorre, inoltre, individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite a ogni singolo operatore, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l´angolo visuale, modificare lo zoom, etc.).

Misure di sicurezza

I dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, di perdita (anche accidentale), di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. In particolare, l’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

La videosorveglianza privata

Regole molto più semplici e agevoli sono fissate per la videosorveglianza privata o “domestica”, in riferimento alla quale non è richiesta l’osservanza di tutte le formalità previste dalla normativa sulla privacy qualora il trattamento sia svolto per fini esclusivamente personali. Secondo un recente parere del marzo 2017 del Garante della Privacy, infatti, è possibile installare sistemi di videosorveglianza a uso privato senza richiedere l’autorizzazione della polizia o del proprio condominio, sempre che le telecamere non riprendano spazi collettivi e comuni o appartenenti ad altri condomini (come pianerottoli, scale, cortili) o luoghi di passaggio pubblico (ad esempio, la strada). Resto inteso, ovviamente, che qualora il sistema di videosorveglianza privato dovesse conservare le riprese effettuate, queste non potranno in alcun caso essere oggetto di comunicazione o diffusione a soggetti terzi.

Avvoctao Simone Meazza, consulente Privacy

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